Markus Weber08:02
Angebot für Unterhaltsreinigung Bürogebäude
Guten Tag, wir suchen ab Januar eine Reinigung für unser Bürogebäude, 1.200 m², dreimal pro Woche. Grundriss anbei …
Digitale Mitarbeiter für den Mittelstand
Ihr Büro bekommt Verstärkung. Digital, ab 390 € im Monat.
Acht digitale Mitarbeiter übernehmen die Routine in Ihrem Büro: E-Mails, Anrufe, Belege, Krankmeldungen, Bewerbungen, Angebote. Jede Rolle hat einen festen Monatspreis, ist in wenigen Wochen eingerichtet und fragt, bevor sie etwas entscheidet.
- Festpreis, 6 Monate Laufzeit
- Ablage in Ihrem Microsoft 365, mit AVV
- Erst bei uns im Einsatz, dann bei Ihnen
Digitale Rezeption info@
Demo
- Gelesen, Anhang ausgewertetAnfrageNeukundedringend
- Kurzfassung erstellt
Bürogebäude 1.200 m², 3× pro Woche, Start Januar. Grundriss im Anhang.
- An den Vertrieb weitergeleitetVertrieb
- Eingangsbestätigung gesendet
- Aufgabe im CRM angelegt, Erinnerung morgen 08:00
Heute erledigt
Beispieldaten, keine echten Mails
-
2011
Seit diesem Jahr selbstständige Unternehmer
-
200+
Mitarbeiter in der eigenen Firmengruppe, in der die digitalen Mitarbeiter täglich arbeiten
-
8
Digitale Mitarbeiter, einzeln, als Team oder als Digitales Büro
-
24/7
Im Dienst, auch nach Feierabend und im Urlaub
Kennen Sie das?
Viel Arbeit im Unternehmen. Zu wenig am Unternehmen.
Im Mittelstand hängt zu viel an der Geschäftsführung: jede Freigabe, jede Rückfrage, jedes Angebot. Das bremst Wachstum, und zwar nicht aus Mangel an Aufträgen.
Sie sind der Engpass
Ohne Ihre Freigabe läuft wenig. Urlaub bedeutet Stillstand, Wachstum bedeutet noch mehr Stunden.
Wachstum heißt mehr Personal
Mehr Aufträge brauchen bisher mehr Leute. Fachkräfte sind knapp, und jede neue Stelle kostet Marge.
Routine frisst Zeit
E-Mails sortieren, Anrufe annehmen, Belege abtippen, Zahlungen nachhalten. Stunden, die kein Kunde bezahlt.
Nichts bleibt liegen? Doch.
Die Anfrage von Freitag wartet bis Dienstag, der Anruf nach 17 Uhr geht ins Leere. Jedes Mal ein bisschen Umsatz.
Das Prinzip
Kein weiteres Programm. Ein Kollege mit klarer Aufgabe.
Ein digitaler Mitarbeiter ist keine Software, die Ihr Team lernen muss. Er arbeitet in Ihren vorhandenen Postfächern, Kalendern und Programmen, übernimmt eine klar umrissene Aufgabe und fragt einen Menschen, bevor er etwas entscheidet.
- Hat eine Aufgabe und einen Namen, keine Funktionsliste
- Arbeitet mit Ihren Programmen: Outlook, Teams, DATEV, Ihr CRM
- Fragt bei Unsicherheit nach, statt zu raten
- Berichtet jeden Monat, was er erledigt und gespart hat
Das Ziel
Ihr Team arbeitet für Kunden, nicht an Formularen. Sie führen, statt zu verwalten.
Digitale Mitarbeiter
Acht Rollen für Ihr Büro.
Jeder digitale Mitarbeiter hat eine klare Aufgabe, einen festen Preis und eine eigene Seite mit Ablauf, Grenzen und Ersparnis-Rechner. Sie starten mit einer Rolle und holen weitere dazu, wenn es passt.
Rezeption
Liest Ihre Sammelpostfächer, erkennt das Anliegen, leitet mit Kurzfassung weiter und beantwortet Standardfragen selbst.
ab 690 € / Monat Mehr erfahrenTelefonzentrale
Nimmt Anrufe an, fragt das Anliegen ab, notiert Rückrufe, bucht Termine und leitet Notfälle sofort weiter.
ab 490 € / Monat Mehr erfahrenBuchhaltung
Gibt Eingangsrechnungen an Steuerberater oder DATEV weiter, gleicht Zahlungen ab, schreibt Rechnungen und übernimmt das Mahnwesen.
ab 690 € / Monat Mehr erfahrenPersonalbüro
Nimmt Krankmeldungen, Urlaubsanträge und Stundenzettel entgegen, prüft sie und übergibt sie an die Lohnabrechnung.
ab 490 € / Monat Mehr erfahrenRecruiter
Sichtet Bewerbungen, stellt Rückfragen auch per WhatsApp, bucht Vorstellungsgespräche und verschickt Absagen.
ab 490 € / Monat Mehr erfahrenAngebotsassistent
Macht aus einer Anfrage einen Angebotsentwurf: Daten lesen, kalkulieren, PDF erstellen, zur Freigabe vorlegen und nachfassen.
ab 690 € / Monat Mehr erfahrenVertriebsassistent
Recherchiert passende Firmen, schreibt persönliche Ansprachen, fasst nach, qualifiziert Interessenten und bucht Termine.
ab 790 € / Monat Mehr erfahrenAssistenz der Geschäftsführung
Schickt jeden Morgen eine Übersicht über Mails, Termine und Aufgaben, jede Woche einen Kennzahlenreport und hält Fristen nach.
ab 390 € / Monat Mehr erfahrenJede Rolle arbeitet in unserer eigenen Firmengruppe, bevor sie zu Ihnen kommt. Welche Rolle bei Ihnen zuerst startet, klären wir im Erstgespräch.
Ersparnis-Rechner
Was kostet Sie Ihr Postfach heute?
Rechnen Sie am Beispiel der digitalen Rezeption: Wie viel Arbeitszeit steckt in Ihren E-Mails, und was bleibt nach dem Paketpreis übrig? Jede Rolle hat auf ihrer Seite einen eigenen Rechner.
Alle Sammelpostfächer zusammen, zum Beispiel info@ und service@.
Lesen, zuordnen, weiterleiten oder beantworten. Erfahrungswert: 3 bis 5 Minuten.
Vollkosten mit Lohnnebenkosten und Arbeitsplatz, typisch 30 bis 40 €.
Ersparnis pro Monat
670€
Das sind 8.040 € im Jahr.
2.450 €Postfach-Arbeit heute pro Monat
1.290 €Rezeption M pro Monat
Annahmen: 21 Arbeitstage im Monat. Die Rezeption übernimmt rund 80 % dieser Zeit, der Rest bleibt für Rückfragen und Freigaben. Paketgröße nach E-Mails pro Monat, Preise netto, Einrichtung nicht eingerechnet.
Preise
Feste Monatspreise. Nach Menge, nicht nach Aufwand.
Jede Rolle gibt es in drei Größen. Die Größe richtet sich nach der Menge, die der digitale Mitarbeiter im Monat bearbeitet. Betrieb, Überwachung, Anpassungen und Auftragsverarbeitungsvertrag sind enthalten.
Ein digitaler Mitarbeiter
ab 390 € / Monat
Der Einstieg für eine klar umrissene Aufgabe. Die meisten starten mit der Rezeption oder der Telefonzentrale.
- Größe S, M oder L nach Menge
- Einrichtung 1.900 € bis 4.900 €
- Monatsreport mit Mengen und gesparten Stunden
Drei Rollen nach Wahl
−15 % auf den Monatspreis
Zum Beispiel Rezeption, Telefonzentrale und Buchhaltung in Größe M: 3.035 € statt 3.570 € im Monat.
- Die Rollen übergeben untereinander
- Ein gemeinsamer Monatsreport
- Rabatt gilt ab der dritten Rolle
Alle acht Rollen
ab 2.990 € / Monat
Das komplette Büro, eingeführt Rolle für Rolle. Größe M kostet 5.990 € statt 9.120 € einzeln.
- Neue Rollen kommen automatisch dazu
- Feste Ansprechperson und Quartalsgespräch
- Einrichtung pauschal ab 5.900 €
Aus der eigenen Praxis
Erst bei uns. Dann bei Ihnen.
In unserer Firmengruppe mit über 200 Mitarbeitern arbeiten die digitalen Mitarbeiter heute schon: Sie lesen Postfächer, nehmen Anrufe an, buchen Belege und bereiten der Geschäftsführung den Tag vor. Was Sie bei uns buchen, läuft bei uns bereits im Alltag. Welche Rolle bei Ihnen zuerst startet, klären wir im Erstgespräch.
Wer hinter ULLIX steht- RolleBei uns im Einsatz
- Rezeption Liest die Sammelpostfächer der Ullrich GmbH und verteilt jede Mail mit Kurzfassung
- Telefonzentrale Nimmt bei der Ullrich GmbH Anrufe an, auch nach Feierabend
- Buchhaltung Übergibt die Belege der Gruppe an DATEV und hält offene Zahlungen nach
- Personalbüro Bearbeitet Krankmeldungen und Urlaub in der Firmen-App der Ullrich GmbH
- Recruiter Sichtet Bewerbungen für die Ullrich GmbH und antwortet am selben Tag
- Angebotsassistent Erstellt Angebotsentwürfe für die Betriebe der Ullrich-Gruppe
- Vertriebsassistent Hält Anfragen und Nachfassen im Vertrieb von ULLIX in Bewegung
- Assistenz der Geschäftsführung Bereitet der Geschäftsführung der Ullrich-Gruppe jeden Morgen den Tag vor
So arbeiten wir
In vier Schritten zum ersten digitalen Mitarbeiter.
-
01
Erstgespräch
Kostenlos, 20 Minuten, per Teams. Wir klären, wo bei Ihnen die meiste Routine anfällt und welche Rolle sich zuerst lohnt.
-
02
Analyse & Angebot
Wir schätzen Mengen und gesparte Stunden und schlagen Rolle und Größe vor. Sie bekommen einen Festpreis, bevor etwas eingerichtet wird.
-
03
Einrichtung
Wir verbinden den digitalen Mitarbeiter mit Ihren Postfächern und Programmen, hinterlegen Ihre Regeln und testen mit echten Beispielen. Live geht er erst nach Ihrer Abnahme.
-
04
Betrieb & Monatsreport
Wir überwachen, passen Regeln an und zeigen Ihnen jeden Monat, was erledigt wurde und wie viel Zeit das gespart hat.
Workshop
KI verstehen, bevor Sie investieren.
Im Workshop vor Ort lernen Geschäftsführung und Team, wie sie KI im Alltag sinnvoll nutzen, und sehen die digitalen Mitarbeiter live im Einsatz. Danach wissen Sie, wo Ihr Unternehmen anfangen sollte.
- KI-Grundlagen: ChatGPT, Claude und Copilot im Alltag, gute Prompts, Datenschutz
- Live-Vorführung der digitalen Mitarbeiter aus unserem eigenen Betrieb
- Prozess-Check Ihres Unternehmens mit Ihren eigenen Zahlen
- Fahrplan und Angebot für die ersten Rollen
- Ganzer Tag: Werkstatt, in der jeder seinen eigenen KI-Assistenten baut
Preis
Halber Tag 1.490 €, ganzer Tag 2.490 €, netto. Buchen Sie innerhalb von 30 Tagen eine Einrichtung, rechnen wir die Gebühr voll an.
Technologie
Die besten Werkzeuge am Markt. Passend kombiniert.
Claude
Sprachmodell von Anthropic für anspruchsvolle Texte, Analysen und Entscheidungen nach Regeln.
n8n
Workflow-Automatisierung, die Postfächer, Kalender und Programme verbindet. Auf eigenen Servern betrieben.
Microsoft 365
Outlook, Teams, Bookings und Forms: Die digitalen Mitarbeiter arbeiten in den Werkzeugen, die Sie schon haben.
KI-Telefonie
Eine spezialisierte Plattform für natürliche Telefongespräche, mit Weiterleitung, Notizen und Terminbuchung.
Wir sind herstellerunabhängig und wählen für jede Aufgabe das passende Modell. Ihre Daten bleiben in Ihrer Microsoft-365-Umgebung, die KI-Verarbeitung läuft nach EU-Standardvertragsklauseln, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO.
Unser Motto
Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit.
FAQ
Was Sie vor dem Erstgespräch wissen wollen.
Die Fragen, die wir am häufigsten hören. Ihre ist nicht dabei? Im Erstgespräch nehmen wir uns Zeit dafür.
Was passiert im Erstgespräch?
Zwanzig Minuten per Teams oder Telefon, kostenlos und ohne Verpflichtung. Sie erzählen, wo bei Ihnen die meiste Routine anfällt: Postfach, Telefon, Belege, Personal oder Angebote. Wir sagen Ihnen, welche Rolle sich zuerst lohnt, was sie kostet und wann sie laufen kann. Danach entscheiden Sie in Ruhe.
Woher weiß ich, dass das bei uns funktioniert?
Weil es bei uns funktioniert. Jeder digitale Mitarbeiter arbeitet in unserer eigenen Firmengruppe mit über 200 Mitarbeitern, jeden Tag, mit echten Mails, Anrufen und Belegen. Im Erstgespräch zeigen wir Ihnen live, wie die Rezeption eine Anfrage bearbeitet. Sie kaufen keine Idee, sondern etwas, das läuft.
Was ist, wenn der digitale Mitarbeiter einen Fehler macht?
Dann korrigiert Ihr Team mit einem Klick, und aus der Korrektur wird eine Regel. Entscheidungen mit Zusagen, Zahlen oder Verträgen trifft er nie allein: Er legt einen Entwurf vor, ein Mensch gibt frei. Jeder Vorgang ist protokolliert, Sie sehen jederzeit, was er getan hat.
Wie steht es um Datenschutz und DSGVO?
Ihre Daten bleiben in Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Die digitalen Mitarbeiter greifen nur auf die Postfächer und Ablagen zu, die Sie freigeben, und Sie können den Zugriff jederzeit entziehen. Die Steuerung läuft bei einem Anbieter in der EU; zum Einordnen und Formulieren bekommt ein Sprachmodell bei einem Anbieter nach EU-Standardvertragsklauseln nur den einzelnen Vorgang, ohne Nutzung zum Training. Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive. Die KI entscheidet nichts über Menschen. Die Details besprechen wir gern mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Müssen wir neue Software einführen oder das Team schulen?
Nein. Digitale Mitarbeiter arbeiten in Ihren vorhandenen Postfächern, Kalendern und Programmen, etwa Microsoft 365, DATEV oder Ihrem CRM. Ihr Team bekommt eine kurze Einweisung, mehr braucht es nicht. Einrichtung, Betrieb und Anpassungen übernehmen wir.
Wie schnell sehen wir Ergebnisse?
Eine Rolle wie die Rezeption ist in wenigen Wochen eingerichtet, live geht sie nach Ihrer Abnahme. Ab dem ersten Tag antwortet sie in Minuten statt in Stunden. Nach vier Wochen bekommen Sie den ersten Monatsreport mit bearbeiteten Vorgängen und gesparten Stunden, schwarz auf weiß.
Was kostet das, und was ist, wenn es sich nicht rechnet?
Jede Rolle hat einen festen Monatspreis ab 390 €, dazu eine einmalige Einrichtung ab 1.900 €. Nach 6 Monaten sind Sie monatlich kündbar. Ob sich eine Rolle bei Ihrer Menge lohnt, rechnen wir im Erstgespräch gemeinsam aus. Wenn nicht, sagen wir Ihnen das offen. Alle Preise stehen auf der Preisseite.
Bauen Sie mit KI Stellen ab?
Nein. Digitale Mitarbeiter übernehmen Routine, die heute niemand gern macht: sortieren, abtippen, nachhalten. Ihr Team bekommt Zeit für Kunden, Qualität und neue Aufträge. So wächst Ihr Umsatz, ohne dass die Belastung mitwächst.
Mit wem habe ich es zu tun?
Mit Unternehmern, die selbst eine Gruppe mit über 200 Mitarbeitern führen und ihr eigenes Büro mit genau diesen Rollen betreiben. Sie haben eine feste Ansprechperson vom Erstgespräch bis zum Betrieb, keine Hotline und keinen Projektwechsel. Wer hinter ULLIX steht
Kostenloses Erstgespräch
Machen Sie sich im eigenen Unternehmen entbehrlich.
In 20 Minuten finden wir heraus, welcher digitale Mitarbeiter Ihnen zuerst die meiste Arbeit abnimmt.
Lieber direkt sprechen? 07031 2092708 · info@ullix.ai