Digitaler Mitarbeiter 4 von 8

Das digitale Personalbüro

Krankmeldung, Urlaub, Stundenzettel: einmal erfasst statt in sechs Listen.

Das digitale Personalbüro nimmt Krankmeldungen, Urlaubsanträge und Stundenzettel entgegen, auch per WhatsApp und Foto. Es prüft Vollständigkeit und Fristen, informiert Vorgesetzte und Einsatzplanung, holt Freigaben ein und übergibt alles fertig an die Lohnabrechnung. Onboarding-Checklisten und Fristen laufen von selbst.

Erstgespräch buchen Ersparnis berechnen
Aufgaben

Das übernimmt das Personalbüro.

  1. 01

    Krankmeldungen annehmen

    Per Mail, WhatsApp oder Formular, auch als Foto der Bescheinigung. Vorgesetzte und Einsatzplanung werden sofort informiert.

  2. 02

    Bescheinigungen nachhalten

    Fehlt die Bescheinigung oder läuft sie aus, erinnert das Personalbüro den Mitarbeitenden, nicht Sie.

  3. 03

    Urlaubsanträge vorbereiten

    Resturlaub, Überschneidungen im Team und Sperrzeiten werden geprüft. Vorgesetzte geben per Klick frei.

  4. 04

    Stundenzettel erfassen

    Zeiten aus App, Foto oder Tabelle werden gesammelt und auf Plausibilität geprüft, bevor sie zur Abrechnung gehen.

  5. 05

    An die Lohnabrechnung übergeben

    Fehlzeiten, Urlaub und Stunden als monatliches Paket an DATEV, Ihr Lohnbüro oder den Steuerberater.

  6. 06

    Onboarding organisieren

    Unterlagen anfordern, Checkliste abarbeiten, Erinnerungen an Belehrungen, Nachweise und Probezeitgespräche.

  7. 07

    Mitarbeiterfragen beantworten

    Resturlaub, Bescheinigungen, Formulare: Mitarbeitende fragen das Personalbüro, nicht die Geschäftsführung.

So läuft ein Vorgang

Eine Krankmeldung um 06:10 Uhr

Ein Beispiel aus dem Alltag, Schritt für Schritt. Jeder Schritt folgt Regeln, die Sie bei der Einrichtung festlegen.

  1. 06:10

    WhatsApp: „Bin krank“

    Eine Mitarbeiterin schickt ein Foto ihrer Krankschreibung bis Freitag. Das Personalbüro erfasst Zeitraum und Beleg.

  2. 06:11

    Team informiert

    Die Objektleitung und die Einsatzplanung bekommen die Meldung, mit dem Hinweis, welche Schichten betroffen sind.

  3. 06:11

    Bestätigung an die Mitarbeiterin

    „Danke, ist erfasst. Gute Besserung.“ Dazu die Erinnerung, bei Verlängerung eine neue Bescheinigung zu schicken.

  4. Tag 5

    Nachgehalten

    Die Bescheinigung läuft aus. Das Personalbüro fragt nach, ob sie wieder arbeitet oder verlängert.

  5. Monatsende

    An die Lohnabrechnung

    Alle Fehlzeiten des Monats gehen als Paket ans Lohnbüro, geprüft und vollständig.

Was Sie davon haben

Weniger Routine. Mehr Verlass.

Alles an einem Ort

Keine sechs Listen mehr. Krankmeldungen, Urlaub und Stunden landen in einem Ablauf, von dem alle Beteiligten profitieren.

Fertige Daten fürs Lohnbüro

Weniger Rückfragen, keine vergessenen Fehlzeiten, pünktliche Abrechnung.

Weniger Rückfragen bei Ihnen

Mitarbeitende bekommen Antworten auf Standardfragen sofort, auch samstags.

Keine verpassten Fristen

Probezeit, Befristung, auslaufende Nachweise: Das Personalbüro erinnert rechtzeitig.

Ersparnis-Rechner

Was kostet Sie die Personalverwaltung heute?

Krankmeldungen, Urlaub, Stundenzettel, Rückfragen: Rechnen Sie, wie viel Zeit je Mitarbeitendem jeden Monat anfällt.

100

Alle, deren Fehlzeiten, Urlaub oder Stunden verwaltet werden.

40 Min.

Erfassen, prüfen, informieren, nachfragen, Onboarding. Erfahrungswert: 30 bis 45 Minuten.

35 €

Vollkosten mit Lohnnebenkosten und Arbeitsplatz, typisch 30 bis 40 €.

Ersparnis pro Monat

643€

Das sind 7.720 € im Jahr.

2.333 €Personalverwaltung heute pro Monat
990 €Personalbüro M pro Monat

Annahmen: 21 Arbeitstage im Monat. Das Personalbüro übernimmt rund 70 % dieser Zeit, Entscheidungen und Gespräche bleiben bei Ihnen. Paketgröße nach Mitarbeitende, Preise netto, Einrichtung nicht eingerechnet.

Preise

Das Personalbüro in drei Größen.

Die Größe richtet sich nach Mitarbeitende. Überschreiten Sie die Grenze zwei Monate in Folge, gilt ab dem Folgemonat die nächste Größe. Alle Preise netto.

S

bis 25 Mitarbeitende

490 €/ Monat netto

  • Einrichtung einmalig 1.900 €
  • Betrieb, Hosting in Deutschland, Überwachung und Anpassungen enthalten
  • Monatsreport
M

bis 100 Mitarbeitende

990 €/ Monat netto

  • Einrichtung einmalig 2.900 €
  • Betrieb, Hosting in Deutschland, Überwachung und Anpassungen enthalten
  • Monatsreport
L

bis 250 Mitarbeitende

1.690 €/ Monat netto

  • Einrichtung einmalig 4.900 €
  • Betrieb, Hosting in Deutschland, Überwachung und Anpassungen enthalten
  • Monatsreport
  • Team-PaketAb drei Rollen 15 % auf den Monatspreis
  • Digitales BüroAlle acht Rollen ab 2.990 € im Monat
  • Pilotkunden 202650 % auf die Einrichtung, gegen Referenz und Feedback
  • Alle PreisePreisseite mit Konfigurator
Grenzen

Was das Personalbüro nicht macht.

Digitale Mitarbeiter arbeiten nach Regeln und fragen bei Unsicherheit. Entscheidungen bleiben bei Ihnen. Das ist kein Mangel, sondern Absicht.

  • Es entscheidet keine Urlaubsanträge und lehnt nichts ab. Vorgesetzte geben frei, das Personalbüro bereitet vor.

  • Es trifft keine arbeitsrechtlichen Entscheidungen und gibt keine Rechtsauskünfte.

  • Gesundheitsdaten sieht nur, wer sie sehen darf. Gespeichert werden Zeiträume, keine Diagnosen.

Häufige Fragen

Fragen zum Personalbüro.

Ihre Frage ist nicht dabei? Im Erstgespräch nehmen wir uns Zeit dafür.

Wie steht es um den Datenschutz bei Gesundheitsdaten?

Krankmeldungen sind besonders geschützt. Das Personalbüro speichert Zeiträume und Belege, keine Diagnosen, auf Servern in Deutschland mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Zugriff hat nur, wer dafür berechtigt ist.

Mit welcher Lohnsoftware arbeitet es?

Mit DATEV, Lexware, Sage und anderen Programmen per Export oder Schnittstelle. Oft reicht die monatliche Übergabe an Ihr Lohnbüro oder den Steuerberater.

Viele Mitarbeitende haben keine Firmen-Mailadresse.

Deshalb geht alles auch per WhatsApp, SMS oder über einen Link zum Formular. Wer lieber anruft, landet bei der Telefonzentrale.

Passt gut dazu

Recruiter

Sichtet Bewerbungen, stellt Rückfragen auch per WhatsApp, bucht Vorstellungsgespräche und verschickt Absagen.

ab 490 € / Monat Mehr erfahren

Buchhaltung

Gibt Eingangsrechnungen an Steuerberater oder DATEV weiter, gleicht Zahlungen ab, schreibt Rechnungen und übernimmt das Mahnwesen.

ab 690 € / Monat Mehr erfahren
Alle acht Rollen
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