Kein verpasster Anruf
Jeder Anrufer wird bedient, auch wenn alle im Einsatz sind. Verpasste Anrufe sind verlorene Aufträge.
Digitaler Mitarbeiter 2 von 8
Die digitale Telefonzentrale
Jeder Anruf wird angenommen. Auch um 22 Uhr, auch wenn alle im Termin sind.
Die digitale Telefonzentrale geht ans Telefon, wenn Ihr Team nicht kann: nach Feierabend, im Kundentermin, bei Krankheit. Sie fragt das Anliegen in natürlicher Sprache ab, notiert Rückrufwünsche, bucht Termine und stellt Notfälle sofort durch. Jedes Gespräch landet als Notiz bei der richtigen Person.
Aufgaben
Das übernimmt die Telefonzentrale.
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01
Anrufe annehmen
Rund um die Uhr, in natürlicher Sprache, mit Ihrer Begrüßung und Ihrem Firmennamen. Auf Wunsch nur außerhalb der Bürozeiten oder wenn niemand abhebt.
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02
Anliegen erfragen
Wer ruft an, worum geht es, wie dringend ist es. Daraus entsteht eine Gesprächsnotiz mit Rückrufnummer.
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03
Rückrufe und Termine
Vereinbart Rückrufe, bucht Termine direkt in den Kalender und bestätigt per SMS oder E-Mail.
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04
Notfälle weiterleiten
Wasserschaden, Ausfall, Alarm: Nach Ihren Regeln wird sofort durchgestellt oder die Bereitschaft per SMS informiert.
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05
Standardfragen beantworten
Öffnungszeiten, Adresse, Anfahrt, Status einer Anfrage und häufige Fragen aus Ihrem Wissen.
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06
Übergeben
Jede Notiz geht an die zuständige Person, an die digitale Rezeption oder ins CRM. Nichts geht verloren.
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07
Berichten
Monatlich: Anrufe, Uhrzeiten, Anliegen, Weiterleitungen und wie viele Unterbrechungen Ihrem Team erspart blieben.
So läuft ein Vorgang
Ein Notfall um 17:40 Uhr
Ein Beispiel aus dem Alltag, Schritt für Schritt. Jeder Schritt folgt Regeln, die Sie bei der Einrichtung festlegen.
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17:40
Anruf nach Büroschluss
Ein Mieter meldet einen Wasserschaden im Treppenhaus. Die Telefonzentrale nimmt ab und fragt Adresse, Ausmaß und Rückrufnummer.
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17:41
Notfall erkannt
Nach Ihrer Regel „Wasserschaden = sofort“ stellt sie an die Bereitschaft durch und schickt parallel eine SMS mit den Eckdaten.
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17:42
Notiz an die Objektleitung
Mit Adresse, Beschreibung, Rückrufnummer und Uhrzeit. Der Anrufer bekommt die Zusage, dass jemand unterwegs ist.
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08:00
Tagesübersicht
Am nächsten Morgen steht der Vorfall in der Übersicht der Geschäftsführung, zusammen mit den anderen Anrufen des Abends.
Was Sie davon haben
Weniger Routine. Mehr Verlass.
Keine Unterbrechungen
Ihr Team ruft zurück, wenn es passt, mit fertiger Notiz, statt aus dem Termin gerissen zu werden.
Notfälle beim Richtigen
In Sekunden bei der Bereitschaft, nach klaren Regeln, dokumentiert mit Uhrzeit.
Jedes Gespräch dokumentiert
Keine Zettel, keine vergessenen Rückrufe. Alles steht als Notiz im System.
Ersparnis-Rechner
Was kosten Sie die Anrufe heute?
Jeder Anruf unterbricht jemanden. Rechnen Sie, wie viel Arbeitszeit in Annahme, Notiz und Weitergabe steckt.
Alle Anrufe, die heute in der Zentrale oder direkt bei Ihrem Team landen.
Gespräch, Notiz und Weitergabe. Erfahrungswert: 4 bis 6 Minuten.
Vollkosten mit Lohnnebenkosten und Arbeitsplatz, typisch 30 bis 40 €.
Ihre Schätzung: Anrufe nach Feierabend, im Termin oder bei besetzt, die nicht zurückkommen.
Ersparnis pro Monat
653€
Das sind 7.838 € im Jahr.
919 €Telefonarbeit heute pro Monat
990 €Telefonzentrale M pro Monat
Annahmen: 21 Arbeitstage im Monat. Die Telefonzentrale übernimmt rund 70 % dieser Zeit, Rückrufe und Fachgespräche bleiben bei Ihrem Team. Der entgangene Umsatz zählt voll. Die Paketgröße rechnet mit etwa 3 Gesprächsminuten je Anruf. Paketgröße nach Gesprächsminuten pro Monat, Preise netto, Einrichtung nicht eingerechnet.
Preise
Die Telefonzentrale in drei Größen.
Die Größe richtet sich nach Gesprächsminuten pro Monat. Überschreiten Sie die Grenze zwei Monate in Folge, gilt ab dem Folgemonat die nächste Größe. Alle Preise netto.
bis 300 Minuten
490 €/ Monat netto
- Einrichtung einmalig 1.900 €
- Betrieb, Hosting in Deutschland, Überwachung und Anpassungen enthalten
- Monatsreport
bis 1.000 Minuten
990 €/ Monat netto
- Einrichtung einmalig 2.900 €
- Betrieb, Hosting in Deutschland, Überwachung und Anpassungen enthalten
- Monatsreport
bis 2.500 Minuten
1.690 €/ Monat netto
- Einrichtung einmalig 4.900 €
- Betrieb, Hosting in Deutschland, Überwachung und Anpassungen enthalten
- Monatsreport
- Team-PaketAb drei Rollen 15 % auf den Monatspreis
- Digitales BüroAlle acht Rollen ab 2.990 € im Monat
- Pilotkunden 202650 % auf die Einrichtung, gegen Referenz und Feedback
- Alle PreisePreisseite mit Konfigurator
Grenzen
Was die Telefonzentrale nicht macht.
Digitale Mitarbeiter arbeiten nach Regeln und fragen bei Unsicherheit. Entscheidungen bleiben bei Ihnen. Das ist kein Mangel, sondern Absicht.
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Sie führt keine Verkaufs- oder Vertragsgespräche und verhandelt keine Preise.
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Sie gibt keine Kundendaten heraus, die Sie nicht ausdrücklich freigegeben haben.
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Anrufer können jederzeit einen Menschen verlangen. Dann wird durchgestellt oder ein Rückruf vereinbart.
Häufige Fragen
Fragen zur Telefonzentrale.
Ihre Frage ist nicht dabei? Im Erstgespräch nehmen wir uns Zeit dafür.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, und das soll so sein. Die Telefonzentrale stellt sich als digitale Telefonzentrale Ihres Unternehmens vor, spricht natürlich und reagiert auf Zwischenfragen. In unserem eigenen Betrieb zeigt sich: Anrufer schätzen vor allem, dass überhaupt jemand abnimmt.
Brauche ich eine neue Rufnummer?
Nein. Ihre Nummer bleibt. Sie leiten nach Ihren Regeln weiter: immer, nur außerhalb der Bürozeiten oder nur, wenn nach 20 Sekunden niemand abhebt.
Was passiert, wenn die Minuten nicht reichen?
Überschreiten Sie die Minuten Ihrer Größe zwei Monate in Folge, gilt ab dem Folgemonat die nächste Größe. Ein einzelner starker Monat ändert nichts.
Passt gut dazu
Diese Rollen arbeiten Hand in Hand.
Rezeption
Liest Ihre Sammelpostfächer, erkennt das Anliegen, leitet mit Kurzfassung weiter und beantwortet Standardfragen selbst.
ab 690 € / Monat Mehr erfahrenAssistenz der Geschäftsführung
Schickt jeden Morgen eine Übersicht über Mails, Termine und Aufgaben, jede Woche einen Kennzahlenreport und hält Fristen nach.
ab 390 € / Monat Mehr erfahren
Kostenloses Erstgespräch
Die Telefonzentrale für Ihr Unternehmen?
In 20 Minuten klären wir, ob die Telefonzentrale bei Ihnen Zeit spart, welche Größe passt und wann die Telefonzentrale starten kann.
Lieber direkt sprechen? 07031 2092708 · info@ullix.ai