19:40 Uhr, Wasserschaden
Donnerstagabend ruft ein Kunde an: Wasserschaden im Foyer, morgen früh kommt der Vorstand. Der Anrufbeantworter sagt „Montag bis Freitag, 8 bis 17 Uhr“. Die Nachricht erreicht Sie über drei Ecken um 21:10 Uhr.
Lösung · Telefon
Anrufe nach Feierabend annehmen lassen: Die Telefonzentrale, die immer rangeht.
Anrufe nach Feierabend müssen nicht auf dem Anrufbeantworter landen: Eine digitale Telefonzentrale nimmt jeden Anruf an, fragt in natürlicher Sprache nach Anliegen und Rückrufnummer, bucht Termine und stellt Notfälle sofort an die Bereitschaft durch. Bei ULLIX kostet das ab 490 € im Monat, Ihre Rufnummer bleibt, und Sie entscheiden, ob sie immer abhebt oder nur außerhalb der Bürozeiten.
Diese Seite zeigt, was nach 17 Uhr passiert, wenn niemand abhebt, wie die Telefonzentrale arbeitet, und was verpasste Anrufe heute kosten. Mit Rechner für Ihre Zahlen.
Kennen Sie das?
Vier Dinge, die jeden Tag passieren.
Im Termin klingelt es trotzdem
Tagsüber ist das Team im Einsatz oder beim Kunden. Jeder Anruf unterbricht jemanden oder geht ins Leere. Wer nicht durchkommt, ruft beim nächsten Anbieter an.
Der Anrufbeantworter hilft nicht
Viele Anrufer legen auf, statt aufzusprechen. Wer spricht, nennt oft keine Nummer. Und am Montag ist der Zettel mit dem Rückruf weg.
Ein Callcenter kennt Ihr Geschäft nicht
Ein externer Telefonservice nimmt Namen und Nummer auf. Was ein Wasserschaden bedeutet, wer Bereitschaft hat und welcher Termin frei ist, weiß er nicht.
Die Lösung
Eine Telefonzentrale, die Ihr Geschäft kennt und nie Feierabend hat.
Die digitale Telefonzentrale von ULLIX meldet sich mit Ihrem Firmennamen, spricht natürlich, reagiert auf Zwischenfragen und weiß, was bei Ihnen gilt: welche Anliegen sofort weitergehen, wer Bereitschaft hat, welche Termine frei sind. Jedes Gespräch wird zur Notiz für die richtige Person. Anrufer können jederzeit einen Menschen verlangen.
- Nimmt rund um die Uhr ab, nur außerhalb der Bürozeiten oder erst, wenn nach 20 Sekunden niemand abhebt. Ihre Nummer bleibt
- Notfälle nach Ihren Regeln: Wasserschaden, Ausfall, Alarm werden sofort durchgestellt oder per SMS an die Bereitschaft gemeldet
- Rückrufe vereinbaren, Termine direkt in den Kalender buchen, Bestätigung per SMS oder E-Mail
- Keine Verkaufs- oder Vertragsgespräche, keine Preise, keine Kundendaten ohne Ihre Freigabe
Das Ergebnis
Am nächsten Morgen steht jeder Anruf des Abends mit Anliegen, Nummer und Uhrzeit in der Übersicht. Nichts geht verloren, und niemand wird aus dem Feierabend geholt, außer die Bereitschaft bei einem echten Notfall.
So läuft es
Ein Abend mit der digitalen Telefonzentrale
Ein Beispiel, Schritt für Schritt. Jeder Schritt folgt Regeln, die Sie bei der Einrichtung festlegen.
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17:40
Wasserschaden gemeldet
Ein Mieter ruft an. Die Telefonzentrale fragt Adresse, Ausmaß und Rückrufnummer ab und erkennt nach Ihrer Regel „Wasserschaden = sofort“ einen Notfall.
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17:41
Bereitschaft informiert
Durchstellen an die Bereitschaft, parallel eine SMS mit den Eckdaten. Der Anrufer bekommt die Zusage, dass jemand unterwegs ist.
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18:25
Terminwunsch
Ein Interessent möchte eine Besichtigung. Die Telefonzentrale bucht Donnerstag, 10 Uhr direkt in den Kalender und bestätigt per SMS.
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20:10
Rückrufwunsch
Ein Kunde fragt nach dem Stand seines Angebots. Notiz mit Rückrufnummer an den Vertrieb, Rückruf für morgen Vormittag vereinbart.
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08:00
Tagesübersicht
Vier Anrufe des Abends stehen mit Anliegen, Nummer und Uhrzeit in der Übersicht der Geschäftsführung. Aus dem Feierabend geholt wurde nur die Bereitschaft, um 17:41 Uhr.
Rechenbeispiel
Rechenbeispiel: 15 Anrufe am Tag
Ein Betrieb mit 15 Anrufen am Tag, fünf Minuten je Anruf für Gespräch, Notiz und Weitergabe, 35 € Vollkosten je Bürostunde, dazu geschätzt 1.000 € Umsatz im Monat, der durch verpasste Anrufe verloren geht. So rechnet es sich:
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15
Anrufe pro Arbeitstag
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5 Min.
je Anruf für Gespräch, Notiz, Weitergabe
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919 €
Telefonarbeit heute pro Monat
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653 €
Ersparnis pro Monat mit Telefonzentrale M (990 € im Monat)
Annahmen: 21 Arbeitstage im Monat. Die Telefonzentrale übernimmt rund 70 % dieser Zeit, Rückrufe und Fachgespräche bleiben bei Ihrem Team. Der entgangene Umsatz zählt voll. Die Paketgröße rechnet mit etwa 3 Gesprächsminuten je Anruf. Entgangener Umsatz durch verpasste Anrufe pro Monat: 1.000 €. Paketgröße nach Gesprächsminuten pro Monat, Preise netto, Einrichtung nicht eingerechnet.
Ersparnis-Rechner
Was kosten Sie die Anrufe heute?
Stellen Sie Ihre Zahlen ein: Anrufe pro Tag, Minuten je Anruf, Kosten je Bürostunde und Ihre Schätzung für verpasste Anrufe. Der Rechner zeigt, was nach dem Paketpreis übrig bleibt.
Alle Anrufe, die heute in der Zentrale oder direkt bei Ihrem Team landen.
Gespräch, Notiz und Weitergabe. Erfahrungswert: 4 bis 6 Minuten.
Vollkosten mit Lohnnebenkosten und Arbeitsplatz, typisch 30 bis 40 €.
Ihre Schätzung: Anrufe nach Feierabend, im Termin oder bei besetzt, die nicht zurückkommen.
Ersparnis pro Monat
653€
Das sind 7.838 € im Jahr.
919 €Telefonarbeit heute pro Monat
990 €Telefonzentrale M pro Monat
Annahmen: 21 Arbeitstage im Monat. Die Telefonzentrale übernimmt rund 70 % dieser Zeit, Rückrufe und Fachgespräche bleiben bei Ihrem Team. Der entgangene Umsatz zählt voll. Die Paketgröße rechnet mit etwa 3 Gesprächsminuten je Anruf. Paketgröße nach Gesprächsminuten pro Monat, Preise netto, Einrichtung nicht eingerechnet.
So arbeiten wir
In vier Schritten zum ersten digitalen Mitarbeiter.
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01
Erstgespräch
Kostenlos, 20 Minuten, per Teams oder Telefon. Wir klären, wie viel Routine bei Ihnen anfällt und ob sich die Rolle lohnt.
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02
Analyse und Angebot
Wir schätzen Mengen und gesparte Stunden und schlagen die Größe vor. Sie bekommen einen Festpreis, bevor etwas eingerichtet wird.
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03
Einrichtung
Wir verbinden den digitalen Mitarbeiter mit Ihren Postfächern, Nummern und Programmen, hinterlegen Ihre Regeln und testen mit echten Fällen. Live geht er erst nach Ihrer Abnahme.
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04
Betrieb
Betrieb, Hosting in Deutschland, Überwachung und Anpassungen sind im Monatspreis enthalten. Jeden Monat bekommen Sie einen Bericht.
Häufige Fragen
Fragen zu dieser Lösung.
Ihre Frage ist nicht dabei? Im Erstgespräch nehmen wir uns Zeit dafür.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja, und das soll so sein. Die Telefonzentrale stellt sich als digitale Telefonzentrale Ihres Unternehmens vor, spricht natürlich und reagiert auf Zwischenfragen. In unserem eigenen Betrieb zeigt sich: Anrufer schätzen vor allem, dass überhaupt jemand abnimmt.
Kann die Telefonzentrale nur nach Feierabend arbeiten?
Ja. Sie leiten Ihre Nummer nach Ihren Regeln weiter: immer, nur außerhalb der Bürozeiten, nur bei besetzt oder wenn nach 20 Sekunden niemand abhebt. Tagsüber bleibt alles wie bisher.
Brauche ich eine neue Rufnummer?
Nein. Ihre Nummer bleibt. Die Weiterleitung richten Sie bei Ihrem Telefonanbieter ein oder wir machen es bei der Einrichtung gemeinsam.
Was passiert bei einem Notfall?
Sie legen fest, was ein Notfall ist, zum Beispiel Wasserschaden, Ausfall einer Anlage oder Alarm. Dann stellt die Telefonzentrale sofort an die Bereitschaft durch oder schickt eine SMS mit den Eckdaten. Jeder Schritt wird mit Uhrzeit dokumentiert.
Was ist der Unterschied zu einem Telefonservice oder Callcenter?
Ein Telefonservice nimmt Name und Nummer auf und rechnet je Anruf oder Minute ab. Die digitale Telefonzentrale kennt Ihre Regeln, Ihre Termine und Ihre Bereitschaft, arbeitet rund um die Uhr zum festen Monatspreis und übergibt jedes Gespräch als Notiz ins System. Fachgespräche und Verhandlungen bleiben bei Ihrem Team.
Was passiert, wenn die Minuten nicht reichen?
Überschreiten Sie die Minuten Ihrer Größe zwei Monate in Folge, gilt ab dem Folgemonat die nächste Größe. Ein einzelner starker Monat ändert nichts.
Passende digitale Mitarbeiter
Diese Rollen übernehmen das.
Telefonzentrale
Nimmt Anrufe an, fragt das Anliegen ab, notiert Rückrufe, bucht Termine und leitet Notfälle sofort weiter.
ab 490 € / Monat Mehr erfahrenRezeption
Liest Ihre Sammelpostfächer, erkennt das Anliegen, leitet mit Kurzfassung weiter und beantwortet Standardfragen selbst.
ab 690 € / Monat Mehr erfahren
Kostenloses Erstgespräch
Nie wieder ein Anruf nach Feierabend ins Leere?
In 20 Minuten klären wir, wie viele Anrufe bei Ihnen außerhalb der Bürozeiten ankommen, welche Größe passt und wann die Telefonzentrale starten kann.
Lieber direkt sprechen? 07031 2092708 · info@ullix.ai