Digitaler Mitarbeiter 1 von 8

Die digitale Rezeption

Jede E-Mail gelesen, zugeordnet und beim Richtigen. In Minuten, nicht erst morgen.

Die digitale Rezeption liest info@, service@ und jedes weitere Sammelpostfach, erkennt, worum es geht, und bringt jede Mail mit einer Kurzfassung zur richtigen Person. Eingangsbestätigungen und Standardantworten gehen sofort raus, alles andere liegt als Entwurf zur Freigabe bereit. Bleibt etwas liegen, erinnert sie.

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Aufgaben

Das übernimmt die Rezeption.

  1. 01

    Postfächer lesen

    Ein oder mehrere Sammelpostfächer, zum Beispiel info@ und service@, inklusive Anhängen wie PDF und Fotos.

  2. 02

    Anliegen erkennen

    Anfrage, Auftrag, Reklamation, Rechnung, Bewerbung, Krankmeldung, Termin oder Spam. Dazu der Absender (Kunde, Lieferant, Mitarbeiter, neu) und die Dringlichkeit.

  3. 03

    Weiterleiten

    Nach Ihren Regeln an die zuständige Person oder Abteilung, mit Kurzfassung in einem Satz und der wichtigsten Information obenauf.

  4. 04

    Antworten

    Eingangsbestätigung, Öffnungszeiten, fehlende Unterlagen und Status beantwortet sie selbst. Alles Komplexere legt sie als Entwurf zur Freigabe ab.

  5. 05

    Ablegen

    Rechnungen gehen an die Buchhaltung, Bewerbungen an die Personalabteilung, Anfragen als Eintrag ins CRM oder in die Aufgabenliste.

  6. 06

    Nachhalten

    Reagiert nach einer festgelegten Zeit niemand, erinnert sie die zuständige Person oder eskaliert an die Vertretung.

  7. 07

    Berichten

    Jeden Monat: Anzahl der Mails, Verteilung nach Kategorie, Reaktionszeiten und geschätzte gesparte Stunden.

So läuft ein Vorgang

Eine Anfrage, von 08:02 bis 08:04 Uhr

Ein Beispiel aus dem Alltag, Schritt für Schritt. Jeder Schritt folgt Regeln, die Sie bei der Einrichtung festlegen.

  1. 08:02

    Mail kommt an

    „Angebot für Unterhaltsreinigung Bürogebäude“ von einem neuen Absender, mit Grundriss im Anhang.

  2. 08:02

    Anliegen erkannt

    Anfrage, Neukunde, Priorität hoch. Aus dem Anhang: 1.200 m², drei Reinigungen pro Woche, Start im Januar.

  3. 08:03

    An den Vertrieb weitergeleitet

    Mit Kurzfassung, den Eckdaten aus dem Anhang und dem Hinweis, dass der Absender noch nicht im CRM steht.

  4. 08:03

    Eingangsbestätigung gesendet

    Der Absender weiß, dass seine Anfrage angekommen ist und bis morgen eine Rückmeldung bekommt.

  5. 08:04

    Aufgabe angelegt

    Im CRM steht die Anfrage mit Frist. Meldet sich bis morgen 08:00 Uhr niemand, erinnert die Rezeption den Vertrieb.

Was Sie davon haben

Weniger Routine. Mehr Verlass.

Antwort in Minuten

Statt Stunden oder Tage bis zur ersten Reaktion. Kunden merken den Unterschied, Ihr Team auch.

Nichts bleibt liegen

Urlaub, Krankheit, Messe: Das Postfach wird trotzdem bearbeitet, und offene Mails werden nachgehalten.

Rund 80 % weniger Sortierarbeit

Nach unserer Erfahrung im eigenen Postfach. Die Zeit fürs Lesen und Weiterleiten fällt fast komplett weg.

Sie wissen, was reinkommt

Der Monatsreport zeigt Mengen, Kategorien und Reaktionszeiten, und wo sich die nächste Rolle lohnt.

Ersparnis-Rechner

Was kostet Sie Ihr Postfach heute?

Wie viel Arbeitszeit steckt im Lesen, Zuordnen und Beantworten Ihrer E-Mails, und was bleibt nach dem Paketpreis übrig?

50

Alle Sammelpostfächer zusammen, zum Beispiel info@ und service@.

4 Min.

Lesen, zuordnen, weiterleiten oder beantworten. Erfahrungswert: 3 bis 5 Minuten.

35 €

Vollkosten mit Lohnnebenkosten und Arbeitsplatz, typisch 30 bis 40 €.

Ersparnis pro Monat

670€

Das sind 8.040 € im Jahr.

2.450 €Postfach-Arbeit heute pro Monat
1.290 €Rezeption M pro Monat

Annahmen: 21 Arbeitstage im Monat. Die Rezeption übernimmt rund 80 % dieser Zeit, der Rest bleibt für Rückfragen und Freigaben. Paketgröße nach E-Mails pro Monat, Preise netto, Einrichtung nicht eingerechnet.

Preise

Die Rezeption in drei Größen.

Die Größe richtet sich nach E-Mails pro Monat. Überschreiten Sie die Grenze zwei Monate in Folge, gilt ab dem Folgemonat die nächste Größe. Alle Preise netto.

S

bis 600 Mails

690 €/ Monat netto

  • 1 Postfach
  • Einrichtung einmalig 1.900 €
  • Betrieb, Hosting in Deutschland, Überwachung und Anpassungen enthalten
  • Monatsreport
M

bis 1.500 Mails

1.290 €/ Monat netto

  • bis 3 Postfächer
  • Einrichtung einmalig 2.900 €
  • Betrieb, Hosting in Deutschland, Überwachung und Anpassungen enthalten
  • Monatsreport
L

bis 4.000 Mails

1.990 €/ Monat netto

  • Postfächer unbegrenzt
  • Einrichtung einmalig 4.900 €
  • Betrieb, Hosting in Deutschland, Überwachung und Anpassungen enthalten
  • Monatsreport
  • Team-PaketAb drei Rollen 15 % auf den Monatspreis
  • Digitales BüroAlle acht Rollen ab 2.990 € im Monat
  • Pilotkunden 202650 % auf die Einrichtung, gegen Referenz und Feedback
  • Alle PreisePreisseite mit Konfigurator
Grenzen

Was die Rezeption nicht macht.

Digitale Mitarbeiter arbeiten nach Regeln und fragen bei Unsicherheit. Entscheidungen bleiben bei Ihnen. Das ist kein Mangel, sondern Absicht.

  • Sie entscheidet nichts über Reklamationen, Verträge oder Preise. Das bleibt beim Menschen.

  • Antworten mit Zusagen oder Zahlen verschickt sie nur, wenn Sie den Entwurf freigeben.

  • Welche Antworten sie allein verschicken darf, legen Sie bei der Einrichtung fest und ändern es jederzeit.

Häufige Fragen

Fragen zur Rezeption.

Ihre Frage ist nicht dabei? Im Erstgespräch nehmen wir uns Zeit dafür.

Mit welchen Postfächern funktioniert die Rezeption?

Mit Microsoft 365, Google Workspace und jedem Postfach, das IMAP unterstützt. Sie behalten Ihr Mailprogramm, die Rezeption arbeitet im Hintergrund.

Was passiert, wenn sie eine Mail falsch zuordnet?

Die zuständige Person korrigiert mit einem Klick. Aus der Korrektur wird eine Regel, damit der Fall beim nächsten Mal richtig läuft. Bei Unsicherheit fragt die Rezeption, statt zu raten.

Sehen Kunden, dass eine KI antwortet?

Das entscheiden Sie. Wir empfehlen Transparenz: Automatische Antworten tragen den Hinweis „Digitale Rezeption“, Entwürfe gehen nach Ihrer Freigabe im Namen der zuständigen Person raus.

Passt gut dazu

Telefonzentrale

Nimmt Anrufe an, fragt das Anliegen ab, notiert Rückrufe, bucht Termine und leitet Notfälle sofort weiter.

ab 490 € / Monat Mehr erfahren

Buchhaltung

Gibt Eingangsrechnungen an Steuerberater oder DATEV weiter, gleicht Zahlungen ab, schreibt Rechnungen und übernimmt das Mahnwesen.

ab 690 € / Monat Mehr erfahren
Alle acht Rollen
Kostenloses Erstgespräch

Die Rezeption für Ihr Unternehmen?

In 20 Minuten klären wir, ob die Rezeption bei Ihnen Zeit spart, welche Größe passt und wann die Rezeption starten kann.

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