Digitaler Mitarbeiter 3 von 8

Die digitale Buchhaltung

Belege kommen an, werden geprüft und landen beim Steuerberater. Ohne Abtippen.

Die digitale Buchhaltung nimmt Eingangsrechnungen aus Postfach, Scanner und Portalen entgegen, prüft die Pflichtangaben, ordnet Kostenstellen zu und übergibt alles sauber an DATEV oder Ihren Steuerberater. Sie gleicht Zahlungen ab, schreibt Ausgangsrechnungen nach Auftrag und erinnert bei offenen Posten, freundlich und pünktlich.

Erstgespräch buchen Ersparnis berechnen
Aufgaben

Das übernimmt die Buchhaltung.

  1. 01

    Eingangsrechnungen erfassen

    Aus Mail-Anhängen, Scans und Lieferantenportalen. Beträge, Daten und Positionen werden ausgelesen, Dubletten erkannt.

  2. 02

    Pflichtangaben prüfen

    Rechnungsnummer, Steuernummer, Betrag, Fälligkeit, Skonto. Fehlt etwas, fordert sie den Beleg beim Lieferanten nach.

  3. 03

    Kostenstellen zuordnen

    Nach Ihren Regeln je Lieferant, Projekt oder Objekt. Unklare Fälle legt sie mit Vorschlag zur Entscheidung vor.

  4. 04

    Freigabe einholen

    Ab einem Betrag, den Sie festlegen, geht der Beleg zur Freigabe an die Geschäftsführung, per Klick vom Handy aus.

  5. 05

    An DATEV oder Steuerberater übergeben

    Belege mit Buchungsvorschlag, als Paket nach Ihrem Rhythmus. Ihr Steuerberater bekommt saubere Daten statt Schuhkarton.

  6. 06

    Ausgangsrechnungen schreiben

    Nach Auftragsabschluss oder Leistungsnachweis entsteht der Rechnungsentwurf. Nach Freigabe wird versendet.

  7. 07

    Zahlungen abgleichen und erinnern

    Kontoumsätze werden offenen Posten zugeordnet. Ausbleibende Zahlungen bekommen Erinnerung und Mahnstufen im richtigen Ton.

So läuft ein Vorgang

Eine Lieferantenrechnung, vom Eingang bis zum Steuerberater

Ein Beispiel aus dem Alltag, Schritt für Schritt. Jeder Schritt folgt Regeln, die Sie bei der Einrichtung festlegen.

  1. 09:15

    Rechnung kommt per Mail

    Ein Lieferant schickt eine Rechnung über 2.380 € als PDF. Die Buchhaltung liest Betrag, Fälligkeit und Positionen aus.

  2. 09:15

    Geprüft und zugeordnet

    Pflichtangaben vollständig, keine Dublette. Kostenstelle „Fuhrpark“ nach Ihrer Regel für diesen Lieferanten.

  3. 09:16

    Freigabe angefragt

    Der Betrag liegt über Ihrer Grenze von 2.000 €. Die Geschäftsführung gibt mit einem Klick vom Handy frei.

  4. Freitag

    An DATEV übergeben

    Der Beleg geht mit Buchungsvorschlag im Wochenpaket an den Steuerberater. Zahlung terminiert mit Skonto.

  5. Tag 14

    Zahlung erkannt

    Der Kontoumsatz wird dem Beleg zugeordnet, der Posten ist geschlossen. In der Monatsübersicht steht er unter „erledigt“.

Was Sie davon haben

Weniger Routine. Mehr Verlass.

Rund 2 Stunden am Tag

So viel Belegarbeit haben wir in unserer eigenen Buchhaltung gezählt. Der größte Teil davon fällt weg.

Saubere Daten beim Steuerberater

Vollständige Belege mit Buchungsvorschlag. Weniger Rückfragen, schnellerer Abschluss.

Schneller zum Geld

Die Rechnung geht am Tag der Abnahme raus, nicht am Monatsende. Erinnerungen laufen von selbst.

Überblick jeden Monat

Offene Posten, Fälligkeiten und Liquidität auf einer Seite, ohne Excel-Bastelei.

Ersparnis-Rechner

Was kostet Sie die Belegarbeit heute?

Erfassen, prüfen, zuordnen, nachfragen, abheften: Rechnen Sie, wie viel Zeit Ihre Belege jeden Monat kosten.

400

Eingangs- und Ausgangsrechnungen zusammen.

10 Min.

Erfassen, prüfen, zuordnen, weitergeben, Zahlung abgleichen. Erfahrungswert: 8 bis 12 Minuten.

35 €

Vollkosten mit Lohnnebenkosten und Arbeitsplatz, typisch 30 bis 40 €.

Ersparnis pro Monat

460€

Das sind 5.520 € im Jahr.

2.333 €Belegarbeit heute pro Monat
1.290 €Buchhaltung M pro Monat

Annahmen: 21 Arbeitstage im Monat. Die Buchhaltung übernimmt rund 75 % dieser Zeit, Freigaben und Sonderfälle bleiben bei Ihnen. Paketgröße nach Belege pro Monat, Preise netto, Einrichtung nicht eingerechnet.

Preise

Die Buchhaltung in drei Größen.

Die Größe richtet sich nach Belege pro Monat. Überschreiten Sie die Grenze zwei Monate in Folge, gilt ab dem Folgemonat die nächste Größe. Alle Preise netto.

S

bis 150 Belege

690 €/ Monat netto

  • Einrichtung einmalig 1.900 €
  • Betrieb, Hosting in Deutschland, Überwachung und Anpassungen enthalten
  • Monatsreport
M

bis 500 Belege

1.290 €/ Monat netto

  • Einrichtung einmalig 2.900 €
  • Betrieb, Hosting in Deutschland, Überwachung und Anpassungen enthalten
  • Monatsreport
L

bis 1.500 Belege

1.990 €/ Monat netto

  • Einrichtung einmalig 4.900 €
  • Betrieb, Hosting in Deutschland, Überwachung und Anpassungen enthalten
  • Monatsreport
  • Team-PaketAb drei Rollen 15 % auf den Monatspreis
  • Digitales BüroAlle acht Rollen ab 2.990 € im Monat
  • Pilotkunden 202650 % auf die Einrichtung, gegen Referenz und Feedback
  • Alle PreisePreisseite mit Konfigurator
Grenzen

Was die Buchhaltung nicht macht.

Digitale Mitarbeiter arbeiten nach Regeln und fragen bei Unsicherheit. Entscheidungen bleiben bei Ihnen. Das ist kein Mangel, sondern Absicht.

  • Sie ersetzt nicht Ihren Steuerberater. Buchungsentscheidungen und Abschlüsse bleiben beim Fachmann.

  • Sie löst keine Zahlungen aus. Überweisungen tätigen Sie, nach Vorbereitung und Freigabe.

  • Mahnungen gehen nur nach den Stufen und Fristen raus, die Sie festlegen. Gute Kunden behandeln Sie anders als säumige.

Häufige Fragen

Fragen zur Buchhaltung.

Ihre Frage ist nicht dabei? Im Erstgespräch nehmen wir uns Zeit dafür.

Arbeitet die Buchhaltung mit DATEV?

Ja, über DATEV Unternehmen online. Alternativ übergibt sie an lexoffice, sevDesk oder per Export an das Programm Ihres Steuerberaters.

Braucht sie Zugriff auf mein Bankkonto?

Nur lesend, für den Zahlungsabgleich. Das geht über eine Bankschnittstelle oder einen regelmäßigen Umsatzexport. Überweisen können Sie weiterhin nur selbst.

Was ist mit Rechnungen, die nicht per Mail kommen?

Papierbelege werden gescannt oder per Handy fotografiert, Portale regelmäßig abgerufen. Alles landet im selben Ablauf.

Passt gut dazu

Rezeption

Liest Ihre Sammelpostfächer, erkennt das Anliegen, leitet mit Kurzfassung weiter und beantwortet Standardfragen selbst.

ab 690 € / Monat Mehr erfahren

Angebotsassistent

Macht aus einer Anfrage einen Angebotsentwurf: Daten lesen, kalkulieren, PDF erstellen, zur Freigabe vorlegen und nachfassen.

ab 690 € / Monat Mehr erfahren
Alle acht Rollen
Kostenloses Erstgespräch

Die Buchhaltung für Ihr Unternehmen?

In 20 Minuten klären wir, ob die Buchhaltung bei Ihnen Zeit spart, welche Größe passt und wann die Buchhaltung starten kann.

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