Lösung · E-Mail

info@-Postfach automatisieren: Jede E-Mail gelesen, zugeordnet und beim Richtigen.

Ein info@-Postfach lässt sich heute komplett automatisieren: Eine digitale Rezeption liest jede eingehende E-Mail, erkennt das Anliegen, leitet sie mit einer Kurzfassung an die zuständige Person weiter und beantwortet Standardfragen selbst. Bei ULLIX kostet das ab 690 € im Monat, läuft in Ihrem vorhandenen Postfach (Microsoft 365, Google Workspace oder IMAP) und ist in wenigen Wochen eingerichtet.

Diese Seite zeigt, was dabei automatisch läuft, was beim Menschen bleibt, und was Ihr Postfach heute kostet. Mit Rechner für Ihre Zahlen.

Erstgespräch buchen Ersparnis berechnen
Kennen Sie das?

Vier Dinge, die jeden Tag passieren.

01

Alles landet bei einer Person

Das info@-Postfach liest die Assistenz, die Geschäftsführung oder wer gerade Zeit hat. Jede Mail wird geöffnet, gelesen, eingeordnet und weitergeleitet. Von Hand, jeden Tag.

02

„Ist das für dich?“

Wir haben in unserer eigenen Firmengruppe nachgezählt: über 700 Mails in vier Wochen, 71 % davon selbst geschrieben. Die meisten waren eine Weiterleitung mit Rückfrage.

03

Die Anfrage von Freitag wartet bis Dienstag

Urlaub, Messe, Krankheit: Wird das Postfach nicht gelesen, bleibt die Angebotsanfrage liegen. Der Kunde fragt beim nächsten Anbieter.

04

Outlook-Regeln reichen nicht

Regeln sortieren nach Absender oder Betreff. Sie verstehen nicht, dass in der Mail mit Betreff „Hallo“ eine Reklamation steckt und der Grundriss im Anhang eine Anfrage ist.

Die Lösung

Eine digitale Rezeption liest mit. Und versteht, worum es geht.

Die digitale Rezeption von ULLIX arbeitet im Hintergrund Ihres bestehenden Postfachs. Sie liest jede Mail samt Anhang, erkennt Anfrage, Auftrag, Reklamation, Rechnung, Bewerbung, Krankmeldung, Termin oder Spam, und bringt sie mit einer Kurzfassung in einem Satz zur richtigen Person. Was sie selbst beantworten darf, legen Sie fest.

  • Eingangsbestätigung in Minuten. Öffnungszeiten, Status und fehlende Unterlagen beantwortet sie selbst
  • Rechnungen gehen an die Buchhaltung, Bewerbungen an die Personalabteilung, Anfragen als Eintrag ins CRM
  • Reagiert nach einer festgelegten Zeit niemand, erinnert sie die zuständige Person oder eskaliert an die Vertretung
  • Zusagen, Preise und Reklamationen entscheidet kein Algorithmus: Solche Entwürfe gehen erst nach Ihrer Freigabe raus
Das Ergebnis

Ihr Team bekommt nur noch Mails, die es wirklich betreffen, mit der wichtigsten Information obenauf. Das Sortieren fällt weg.

So läuft es

Ein Dienstag im automatisierten info@-Postfach

Ein Beispiel, Schritt für Schritt. Jeder Schritt folgt Regeln, die Sie bei der Einrichtung festlegen.

  1. 07:58

    Nachtpost verteilt

    14 Mails seit gestern Abend: drei Anfragen an den Vertrieb, zwei Rechnungen an die Buchhaltung, eine Bewerbung an die Personalabteilung, acht Newsletter und Werbung abgelegt.

  2. 08:02

    Anfrage mit Grundriss

    „Angebot für Unterhaltsreinigung Bürogebäude“ von einem neuen Absender. Aus dem Anhang: 1.200 m², dreimal pro Woche. Weiter an den Vertrieb mit Kurzfassung, Eingangsbestätigung an den Absender, Aufgabe mit Frist im CRM.

  3. 10:15

    Reklamation erkannt

    Betreff „Hallo“, im Text: Küche im zweiten Stock zum dritten Mal nicht gemacht. Priorität hoch, sofort an die Objektleitung. Ein Antwortentwurf liegt zur Freigabe bereit.

  4. 13:40

    Standardfrage beantwortet

    „Bis wann kann ich die Unterlagen nachreichen?“ Die Rezeption antwortet selbst, mit Frist und Ansprechpartner.

  5. 16:30

    Erinnerung

    Die Anfrage von 08:02 Uhr hat noch keine Antwort. Die Rezeption erinnert den Vertrieb. Morgen früh eskaliert sie an die Vertretung.

Rechenbeispiel

Rechenbeispiel: 50 Mails am Tag

Ein Betrieb mit 50 Mails am Tag im Sammelpostfach, vier Minuten je Mail fürs Lesen, Zuordnen und Weiterleiten, 35 € Vollkosten je Bürostunde. So rechnet es sich:

  • 50

    E-Mails pro Arbeitstag

  • 4 Min.

    je Mail für Lesen, Zuordnen, Weiterleiten

  • 2.450 €

    Postfach-Arbeit heute pro Monat

  • 670 €

    Ersparnis pro Monat mit Rezeption M (1.290 € im Monat)

Annahmen: 21 Arbeitstage im Monat. Die Rezeption übernimmt rund 80 % dieser Zeit, der Rest bleibt für Rückfragen und Freigaben. Paketgröße nach E-Mails pro Monat, Preise netto, Einrichtung nicht eingerechnet.

Ersparnis-Rechner

Was kostet Sie Ihr info@-Postfach heute?

Stellen Sie Ihre Zahlen ein: Mails pro Tag, Minuten je Mail, Kosten je Bürostunde. Der Rechner zeigt, was nach dem Paketpreis übrig bleibt.

50

Alle Sammelpostfächer zusammen, zum Beispiel info@ und service@.

4 Min.

Lesen, zuordnen, weiterleiten oder beantworten. Erfahrungswert: 3 bis 5 Minuten.

35 €

Vollkosten mit Lohnnebenkosten und Arbeitsplatz, typisch 30 bis 40 €.

Ersparnis pro Monat

670€

Das sind 8.040 € im Jahr.

2.450 €Postfach-Arbeit heute pro Monat
1.290 €Rezeption M pro Monat

Annahmen: 21 Arbeitstage im Monat. Die Rezeption übernimmt rund 80 % dieser Zeit, der Rest bleibt für Rückfragen und Freigaben. Paketgröße nach E-Mails pro Monat, Preise netto, Einrichtung nicht eingerechnet.

So arbeiten wir

In vier Schritten zum ersten digitalen Mitarbeiter.

  1. 01

    Erstgespräch

    Kostenlos, 20 Minuten, per Teams oder Telefon. Wir klären, wie viel Routine bei Ihnen anfällt und ob sich die Rolle lohnt.

  2. 02

    Analyse und Angebot

    Wir schätzen Mengen und gesparte Stunden und schlagen die Größe vor. Sie bekommen einen Festpreis, bevor etwas eingerichtet wird.

  3. 03

    Einrichtung

    Wir verbinden den digitalen Mitarbeiter mit Ihren Postfächern, Nummern und Programmen, hinterlegen Ihre Regeln und testen mit echten Fällen. Live geht er erst nach Ihrer Abnahme.

  4. 04

    Betrieb

    Betrieb, Hosting in Deutschland, Überwachung und Anpassungen sind im Monatspreis enthalten. Jeden Monat bekommen Sie einen Bericht.

Häufige Fragen

Fragen zu dieser Lösung.

Ihre Frage ist nicht dabei? Im Erstgespräch nehmen wir uns Zeit dafür.

Was heißt „Postfach automatisieren“ konkret?

Jede eingehende Mail wird gelesen, einer Kategorie und einer zuständigen Person zugeordnet, mit Kurzfassung weitergeleitet oder, wenn Sie es erlauben, direkt beantwortet. Offene Vorgänge werden nachgehalten. Sie arbeiten weiter in Outlook oder Gmail, nichts wird ausgetauscht.

Reichen Outlook-Regeln oder ein Ticketsystem nicht aus?

Regeln sortieren nach Absender und Betreff, verstehen aber den Inhalt nicht. Ein Ticketsystem verteilt, liest aber nicht. Die digitale Rezeption liest Text und Anhänge, erkennt das Anliegen und fasst zusammen. Beides lässt sich kombinieren: Die Rezeption kann Tickets anlegen.

Mit welchen Postfächern funktioniert das?

Mit Microsoft 365, Google Workspace und jedem Postfach, das IMAP unterstützt. Sie behalten Ihr Mailprogramm, die Rezeption arbeitet im Hintergrund.

Was passiert bei einer falschen Zuordnung?

Die zuständige Person korrigiert mit einem Klick. Aus der Korrektur wird eine Regel, damit der Fall beim nächsten Mal richtig läuft. Bei Unsicherheit fragt die Rezeption, statt zu raten.

Sehen Kunden, dass eine KI antwortet?

Das entscheiden Sie. Wir empfehlen Transparenz: Automatische Antworten tragen den Hinweis „Digitale Rezeption“, Entwürfe gehen nach Ihrer Freigabe im Namen der zuständigen Person raus.

Wo werden die Mails verarbeitet?

Auf Servern in Deutschland. Welche Postfächer und welche Daten die Rezeption sieht, legen Sie bei der Einrichtung fest und ändern es jederzeit.

Passende digitale Mitarbeiter

Rezeption

Liest Ihre Sammelpostfächer, erkennt das Anliegen, leitet mit Kurzfassung weiter und beantwortet Standardfragen selbst.

ab 690 € / Monat Mehr erfahren

Telefonzentrale

Nimmt Anrufe an, fragt das Anliegen ab, notiert Rückrufe, bucht Termine und leitet Notfälle sofort weiter.

ab 490 € / Monat Mehr erfahren
Alle acht Rollen
Kostenloses Erstgespräch

Ihr info@-Postfach, ab nächsten Monat ohne Sortieren?

In 20 Minuten klären wir, wie viele Mails bei Ihnen ankommen, welche Größe passt und wann die Rezeption starten kann.

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